電話、傳真、復(fù)印管理規(guī)定
互聯(lián)網(wǎng) 俠名 修理廠管理 2013-10-22
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一、電話
為了提高工作效率、節(jié)約資源，實行辦公自動化、規(guī)范化管理，特制定本規(guī)定：
第一條 電話由管理部統(tǒng)一管理，各部門主管負責(zé)監(jiān)督與控制使用。
第二條 電話使用規(guī)范
1、 因事離開辦公室應(yīng)隨身攜帶手機，做到隨時接聽，經(jīng)理主管手機必須保證24小時開機，保證信息溝通及時有效。
2、 預(yù)計離開辦公室超過30分鐘時需要將電話轉(zhuǎn)移到手機上，或委托其他人員接聽。
3、 電話接聽禮儀參照《員工日常行為規(guī)范》內(nèi)容。
4、 代接電話：當(dāng)代別人接電話時，說明所找的人不在，問清事由，對于簡單的咨詢電話，如果能回答的可直接予以解答；如果不能處理的，要按5W2H（WHO，WHEN，WHERE，WHY，HOW，HOW MANY）作好記錄，轉(zhuǎn)交給相關(guān)人員。
5、 上班時間盡量不打私人電話。
6、 每次通話時間盡量控制在三分鐘以內(nèi)。通話時應(yīng)簡潔扼要，以免耗時占線，浪費資金。
7、 使用前應(yīng)對通話內(nèi)容稍加構(gòu)思或擬出提綱。
第三條 長途電話使用規(guī)范
1、 為節(jié)省長途話費，撥號時在號碼前加拔 “17909”。
2、 各種外線電話須配置專用長途電話使用登記表，每次記錄使用人、受話人、起止時間，聯(lián)絡(luò)事項及交涉結(jié)果，該表每月交管理部主管審閱。
3、 長途電話限主管以上人員以及經(jīng)批準同意的業(yè)務(wù)人員使用，其他人員如由于業(yè)務(wù)需要或特殊情況需使用長途電話的，應(yīng)得到部門主管的同意。
4、 禁止因私打長途電話。
5、 每月由行政部到電信局打出長途話費單，進行話費核實，如有私人打長途，應(yīng)由自己承擔(dān)長途話費。
第四條 員工應(yīng)愛護公司財產(chǎn)，盡量避免電話機損壞。
二、傳真
第一條 傳真由管理部統(tǒng)一負責(zé)，各部門主管負責(zé)監(jiān)督控制使用。
第二條 傳真的使用規(guī)范：
1、 傳真由管理部行政統(tǒng)一管理，并在傳真登記表上記錄發(fā)送和接收的傳真內(nèi)容、交付人、交付時間等。
2、 為節(jié)省長途話費，傳真長途時在區(qū)號前加拔“17909”。
3、 禁止使用公司傳真機傳真私人文件、資料。
4、 傳真文件由相關(guān)部門負責(zé)存檔保留。
第三條 傳真機應(yīng)經(jīng)常擦試，定期保養(yǎng)，愛惜公司財產(chǎn)。
三、復(fù)印
第一條 復(fù)印紙由管理部統(tǒng)一管理，行政指定人負責(zé)復(fù)印并登記，月底由行政負責(zé)人統(tǒng)計各部門每月紙張消耗量。
第二條 復(fù)印機使用規(guī)范
1、 為延長復(fù)印機使用壽命，復(fù)印機盡量避免頻繁開關(guān)，每次復(fù)印完之后，按下節(jié)能鍵，以便省電。在大量復(fù)印時，復(fù)印一段時間后，應(yīng)使復(fù)印機休息幾分鐘后再使用，以免復(fù)印機過熱而損壞。
2、 復(fù)印資料時，盡量雙面復(fù)印，節(jié)約紙張，如不太重要的資料，可用廢紙復(fù)印，節(jié)約資源，降低成本。
第三條 復(fù)印機要保持清潔干凈，維修保養(yǎng)程序按《復(fù)印機維修保養(yǎng)手冊》執(zhí)行。
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